Dématérialisation, digitalisation : sous ces noms se cache une même réalité que doivent adopter les entreprises de France, sans tarder : la transition numérique. Même si l’on en parle beaucoup, les chiffres sont éloquents. Au niveau des PME, la mise en œuvre s’avère compliquée, puisqu’on estime que 3 entreprises sur 4 ne l’ont pas encore adoptée en tant que pratique usuelle. Mais qu’est-ce que c’est exactement et comment se faire aider ?
C’est quoi la digitalisation et pour quels avantages ?
On parle souvent d’entreprises « tout numérique », mais dans les faits, peu le sont totalement. Pourtant, au niveau des enjeux, cela devrait parler à tous les entrepreneurs. Internet a révolutionné notre manière de considérer le monde, mais aussi notre façon de consommer. Quand on sait qu’il y a 4 milliards d’internautes dans le monde, et donc, 4 milliards de clients potentiels, cela a de quoi faire réfléchir.
Pourtant, pour beaucoup, avoir un site internet et une déclinaison sur mobile pour montrer leur savoir-faire, mais aussi proposer la vente en ligne ne coule pas de source, ce qui les ferme à des achats potentiels.
La digitalisation suppose de passer par la voie dématérialisée pour communiquer et de ne plus utiliser de support papier. Cela, par contre, est plus parlant en termes d’économies (ramettes de papier, encre, contrat de maintenance pour les photocopieurs), mais aussi de valeurs, quand on se veut une entreprise respectueuse de l’environnement.
Dans cette même logique, se passer du papier ne veut pas dire tirer un trait sur les documents existants, dont les archives de l’entreprise.
Tout devrait, dans le cadre de la transition numérique, être digitalisé et mis sur un espace de stockage idoine, pour être facilement trouvé. Et c’est là, sans doute que les chefs d’entreprise perdent pied. Quelle solution ?
Quelles solutions pour mettre en place la transition numérique dans son entreprise ?
Si les factures ont sans doute été faciles à mettre en place au niveau numérique, ce n’est pas le cas pour tous les autres documents papier des structures.
Plus une entreprise est ancienne et pérenne, plus elle a de salariés, plus elle comporte des archives. Ces dernières doivent être récolées et triées régulièrement et on doit faire preuve d’une organisation drastique pour trouver un renseignement donné, parmi parfois des millions de feuilles.
Or, tous ces feuillets devraient ; une fois le tri fait, les documents qui peuvent l’être supprimés ; être dument classés et numérisés. Un travail titanesque qui décourage. Même le fait de devoir numériser l’ensemble des documents d’une seule armoire peut susciter le même sentiment. Pourtant, l’entreprise a tout à y gagner, notamment au niveau du travail quotidien qui devient plus fluide.
Des entreprises se spécialisent dans l’aide à la transition numérique. Elles peuvent se charger de trier, numériser, et classer les documents. Certaines d’entre elles proposent des packs de prestations intéressantes, comme le fait de pouvoir leur confier les archives papier, une fois le travail fait pour qu’elles les conservent dans de bonnes conditions. L’entreprise, de ce fait, gagne en surface utile, tout en ayant répondu à ses obligations.
